Jeder kennt das: das Projekt ist unter Druck und die Sommerferien rücken immer näher. Mit Schrecken schaut das Projektteam auf die kommenden Wochen, in denen ständig ein Projektmitglied in Urlaub ist und die Mitwirkung von Fachabteilungen und Experten kaum noch zu sichern ist, weil die Daheimgebliebenen den laufenden Betrieb sicherstellen müssen. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, die Urlaubszeit sogar zu Revitalisierung des Projekts zu nutzen.
Das Zauberwort heißt: STANDBY! Anstatt das Projekt mit höchstens halber Kraft weiter zu führen ist es viel sinnvoller, das Projekt für 3 bis 4 Wochen anzuhalten. Das Projekt auf Standby setzen heißt, dass das Projekt ganz formell zu einem festgelegten Termin in den Standby-Modus versetzt wird. Damit sind alle Aktivitäten auf Eis gelegt. Das gesamte Projektteam, die Projektleitung und auch die Arbeitspaketverantwortlichen streichen das Projekt von ihrer Agenda (und vor allem aus ihrem Kopf) bis zum festgelegten Re-Start zum Ende der Standby-Phase.
Was sind die Vorteile:
- Alle Projektbeteiligten nehmen „Urlaub“ vom Projekt. Wie im wirklichen Urlaub (der gerne auch in dieser Zeit genommen werden sollte) beschäftigt man sich mit anderen Themen und Dingen. Der Druck, den das Projekt bisher machte, verschwindet – das Leben wird leichter!
- Wenn sich ein Projekt im Sommer dahin schleppt verursacht das Missmut und Ärger insbesondere bei der Projektleitung, aber auch bei fast allen Zuarbeitern für das Projekt. Ein klarer Stopp für das Projekt und der Verzicht auf fruchtlose Debatten über Verfügbarkeit von Ressourcen, Einhaltung von Terminen und Qualitätsanforderungen lässt alle aufatmen.
- In Urlaubszeiten fressen geringe Projektfortschritte erheblich mehr Energie als zu normalen Zeiten. Dieses Missverhältnis zwischen Aufwand und Ertrag verstärkt den Ärger und beschädigt den Ruf des Projekts. Deshalb ist es hilfreich, in der Mitteilung über den Standby auch gut zu kommunizieren, dass das Projekt durch die Auszeit Raum und Energie für andere Tätigkeiten ermöglicht.
- Das Projektteam sollte miteinander besprechen, wie die projektfreie Zeit verwandt wird, damit alle Energie tanken. Das kann durch mehr Freizeit aber auch durch Erledigung von wichtigen, priorisierten Aufgaben für andere Themenbereiche geschehen (wodurch dann Arbeitslast von den Schultern genommen wird).
Die Projektleitung sorgt dafür, dass nach dem Standby ein schwungvoller Re-Start erfolgt. Das kann z.B. durch einen zweistündigen Kickoff erfolgen, durch den das gesamte Projektteam wieder auf einem gemeinsamen Stand ist und die Energien des Teams gebündelt werden.
Auch für die Arbeitspaketverantwortlichen und andere Stakeholder des Projekts bringt es Fokussierung und Motivation, wenn nach der Sommerzeit alle in einer kurzen Informationsveranstaltung (30 Minuten) über die wichtigsten Ziele, den aktuellen Stand und die Aufgaben und Planungen der nächsten 2-3 Monate informiert werden.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen eine entspannte Sommerzeit und danach einen dynamischen Re-Start mit Ihrem Projekt.
Jennifer Reinders
