Projektarbeit vereinfachen mit Trello

Heute möchte ich Ihnen ein kostenloses Tool vorstellen, das die Zusammenarbeit für Projektleitung und Projektteam erheblich vereinfacht. Projekte erfordern Planung, Kommunikation und Organisation. Projektteams, vor allem wenn sie als virtuelles Team an unterschiedlichen Orten mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten für ein Projekt arbeiten, brauchen Informationen und Koordination, damit jedes Teammitglied produktiv arbeiten kann. Und hier kommt TRELLO ins Spiel.

Das Online-Tool Trello – www.trello.com  – ist ein einfaches Instrument zur Planung und Zusammenarbeit, das von Teams gemeinsam genutzt werden kann. Es ist von der Kanban-Methodik abgeleitet, bietet eine gut visualisierte Übersicht über Aufgaben und Status von Projekten und Vorhaben und lässt sich intuitiv bedienen.

Die kostenlose Basisversion mit ihren vielen Funktionalitäten reicht in den meisten Fällen für die Projektarbeit aus. Trello Business Class (8,33 $ mtl.) ermöglicht Dateianhänge bis 250 MB und die Integration vieler Extras von anderen Anbietern.

 

TECHNIK

Trello ist ein Online-Tool und kann mit allen üblichen Browsern genutzt werden. Für Smartphones und Tablets gibt es eine passende App. Die Synchronisation der Daten auf unterschiedlichen Geräten und für die verschiedenen Nutzer läuft automatisch und schnell. Neuerdings kann in Trello auch offline gearbeitet werden. Die Synchronisierung erfolgt automatisch in wenigen Minuten nachdem ein Netzzugang wieder verfügbar ist.

 

EINSTIEG

Nach der Registrierung auf www.trello.com erhalten Sie ein Willkommens-Board, worauf die wichtigsten Informationen für die Nutzung von Trello verfügbar sind. Hier können Sie die verschiedenen Möglichkeiten zur Arbeit mit Trello ausprobieren. Erfahrungsgemäß dauert die Einarbeitung in Trello ca. 30 Minuten. Dann kann es losgehen mit Ihrem ersten Board, für Ihr Projekt.

 

ANLEGEN EINES PROJEKTS ALS BOARD

Bei Trello gibt es Boards, Listen und Karten. Für jedes Projekt bzw. Vorhaben legen Sie ein Board an und geben ihm einen Namen. Dann benennen Sie die Team-Mitglieder (Voraussetzung: Jedes Mitglied benötigt eine Registrierung bei Trello) und weisen ihnen Rechte zu.

Das Board ist vergleichbar mit einer Wand, auf der mit Post-Its Arbeitspakete und Aufgabenbündel visualisiert sind. Diese Elemente werden hier „Karten“ genannt. Sie legen also etliche Karten an und sortieren diese Karten in Listen.

Als Beispiel sehen wir uns die folgende Karte an:

Zur  Erledigung dieser Aufgabe gehören etliche Teilaufgaben und Schritte. Mit einem Click dreht sich die Karte, damit Sie die operativen Aufgaben auf der Rückseite der Karte notieren können.

Die wichtigsten Informationen und Festlegungen können Sie in dem Block Hinzufügen festhalten:

Besonders hilfreich: Die Checkliste mit allen Teilaufgaben (hier: zur Entsorgung von Kühlschrank und Herd). So wird das Board nicht überfrachtet, weil nur Aufgaben mit einer gewissen „Korngröße“ auf dem Board gelistet sind und so die Übersichtlichkeit gewahrt bleibt.

Hier ein weiteres Beispiel für ein Board von der Trello-Website:

 

ORGANISATION DER TEAMARBEIT

Wenn Sie ein neues Board angelegt haben sind Sie automatisch Administrator. Nun können Sie weitere Personen in Ihr Team aufnehmen: Auf der rechten Seite Menü anklicken und dann Mitglieder hinzufügen. Jedes Mitglied kann Karten bearbeiten, Checklisten anlegen etc. so dass ein lebendiger Arbeitsprozess entsteht. Die Bearbeitung der Einstellungen sind dem Administrator vorbehalten. Auf der Rückseite der Karte kann eine Historie aufgerufen werden (Aktivität), aus der jedes Teammitglied ersehen kann, wer wann welche Änderungen auf dieser Karte gemacht hat. So ist ein hohes Maß an Transparenz gewährleistet.

Trello bietet auch noch eine Kalenderfunktion für jedes Board, die über Menü / Extras / Kalender aktiviert wird. Dann erhalten Sie mit 24 Std. Vorlauf auf Ihrem PC und auf Ihrem Smartphone eine Erinnerung an eine Terminfälligkeit.

 

INFORMATIONEN UND DATEIEN TEILEN

Besonders einfach funktioniert das Informationsmanagement. Per Drag & Drop ziehen Sie Office-Dateien, Grafiken und Bilder aus dem Dateimanager auf die entsprechende Trello-Karte oder platzieren einen Link auf der Karte. Dieses Feature spart sowohl Zeit wie auch Mailverkehr, weil Dateien nicht verschickt werden müssen sondern gleich an dem Ort, zu dem sie thematisch gehören, zu finden sind.

Auch die Kommentarfunktion auf der Karte spart Mail-Kommunikation, weil darüber Informationen und inhaltliche Beiträge direkt zum Thema ausgetauscht werden können.

 

FAZIT

Trello ist ein hilfreiches Werkzeug, das mit seiner Einfachheit und Übersichtlichkeit überzeugt. Sie sind nach kurzer Beschäftigung mit Trello arbeitsfähig und können deshalb andere Projektmitglieder leicht zur Nutzung als gemeinsames Instrument motivieren.

Ich bin gespannt auf Ihre Erfahrungen!

E: institut@tarcus.com

T: 02159-697830